CLEANING MANAGEMENT SKILLS

Pendahuluan :

Cleaning Management Skill adalah topik yang sangat menarik untuk dibahas, Karena management skill untuk industri Klining Servis pada saat ini sangat maju pesat dan sudah menjadi industri yang harus dikelola secara professional. Kalau kita flash back 20 tahun yang lalu, hanya sedikit orang yang tertarik dengan dunia klining servis, Karena beranggapan bahwa Klining Servis adalah bisnis kecil dan sangat mudah untuk dijalankan. Dengan pengetahuan manajemen yang minim, yang penting  “ tahu & mengerti” mengenai pembersihan lantai, dinding, dan atap, kita sudah dapat menjalankan bisnis klining servis.

 Untuk masalah manajemen ? Itu adalah masalah yang tidak sukar, asal kita tahu bagaimana mengatur orang, dan memberikan perintah, itu sudah selesai. Apakah semudah itu ? 

Cleaning Management Skill

Bisnis Klining Servis sudah jauh berkembang pesat, modal saja tidak cukup untuk menjalankan bisnis Klining Servis, dan harus mengetahui manajemen dari bisnis Klining Servis ini sendiri yang dinamakan Cleaning Management Skill.

Sebelum kita membahas Cleaning Management Skill, kita harus tahu dahulu, apa arti dari Cleaning Management Skill ( CMS ).

Cleaning :

Di dalam konteksnya di industri Klining Servis adalah suatu pekerjaan untuk pembersihan dan perawatan gedung / area secara umum, yang meliputi pembersihan area luar gedung (eksternal area) dan area dalam gedung (internal area), menjaga kerapihan dan hygienisasi berdasarkan standar operation yang berlaku untuk mendapatkan hasil yang maksimal sesuai yang diharapkan.

Management :

Sebuah  proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan. Efisien tugas dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai jadwal

Skill :

Ketrampilan atau kemampuan  seseorang untuk melakukan dalam suatu pekerjaan. Secara umum : Umum, Fisik, dan Akademik

Jadi Cleaning Management Skill adalah ketrampilan atau pengetahuan seseorang dalam suatu pekerjaan dengan menggunakan ketrampilan atau pengetahuan secara umum, fisik dan akademik dalam melakukan pekerjaan untuk pembersihan dan perawatan gedung / area secara umum yang meliputi pembersihan area luar gedung ( external area ) dan area dalam gedung ( internal area ) serta menjaga kerapihan dan hygenisasi berdasarkan standard operation yang berlaku dengan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya manusia.

Begitu pentingnya Cleaning Management Skill di USA kita dapat menjumpai Cleaning Management Institute.

Task Skill  VS Cleaning Management Skill

Task Skill adalah suatu pekerjaan yang harus dapat dilakukan oleh pekerja Klining Servis meliputi : Carpet Cleaning, Toilet Cleaning, Office Cleaning, Dusting, Sweeping, Mopping, Buffing, Ceiling & Wall Cleaning, Floor Cleaning dan Glass Cleaning.

          

 

Cleaning Management Skill :

Sedangkan Cleaning Management Skill meliputi :

-          Operational

-          Sumber Daya Manusia

-          Keuangan

-          Hygene

-          Safety dan Alat Pelindung Diri

Manajemen Operasional :

Adalah manajemen yang menyangkut masalah operational di lapangan yang biasanya terkait dengan :

1.      Pekerjaan Rutinitas pembersihan yang sebagian besar mencakup pekerjaan task skill seperti :  Carpet Cleaning, Toilet Cleaning, Office Cleaning, Dusting, Sweeping, Mopping, Buffing, Ceiling & Wall Cleaning, Floor Cleaning dan Glass Cleaning.

2.      Cleaning Tools: Harus mengerti , menjalankan, serta memahami kerusakan yang timbul pada mesin cleaning, accessories, dan kimia pembersihnya.

3.      Cleaning Time : Waktu yang tepat dalam melaksanakan pekerjaan cleaning dan sudah ada panduan standard timenya.

4.      Harus dapat menyusun Master Cleaning Program

5.      Harus mengetahui Standard Operating Prosedur ( SOP )

6.      Penanganan sampah & limbah

7.      Laporan kegiatan kerja

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah
pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktivitas  perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian yang mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau
dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department.

 Dalam industri Klining Servis Manajemen Sumber Daya Manusia mempunyai peran sangat penting Karena keluar masuknya ( turn over ) pekerja Klining Servis cukup tinggi, biasanya SDM Klining Servis

meliputi :

1.                   Perencanaan tenaga kerja.

Menentuan kebutuhan tenaga kerja dan cara memenuhinya baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Penentuan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan memperhitungkan  beban kerja dalam obyek yang akan dibersihkan sesuai kontrak dengan menghitung besarnya tenaga kerja yang harus tersedia  pada periode tertentu.Dalam perencanaan tenaga kerja, perlu

·         Job description
Suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seseorang dengan pekerjaan tertentu, kondisi kerja, peralatan dan material serta informasi yang akan digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

·         Job specification
Suatu pernyataan tertulis yang berisi tentang keterampilan, kemampuan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seseorang yang akan melaksanakan jabatan/pekerjaan tertentu secara efektif. 

2.                   Penarikan tenaga kerja/recruitment
Berdasarkan pada job description, job specification dan job standard yang ada, maka perusahaan dapat memulai penarikan tenaga kerja/recruitment. Penarikan tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diperoleh dari berbagai sumber.

·         Sumber dari dalam perusahaan /internal recruitment.

Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari dalam perusahaan sendiri, yaitu dari para karyawan yang telah bekerja di perusahaan sekarang ini untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Caranya antara lain melalui promosi atau pemindahan karyawan.

Keuntungan-keuntungannya:

·         Mempercepat waktu pengisian lowongan kerja yang ada.

·         Mempermudah masa penyesuaian diri dari pekerja terhadap lingkungan perusahaan.

·         Menimbulkan motivasi dan semangat kerja karyawan karena prestasi mereka dihargai dengan kesempatan karir yang baik.

·         Menjaga kesetiaan karyawan  

Kelemahan-kelemahannya:

·         Menghambat masuknya ide dan gagasan baru 

·         Jika terjadi kesalahan penempatan, akibatnya akan berpengaruh pada efektivitas kerja.

·         Jika seseorang memiliki karakteristik yang cenderung negatif dalam bekerja, akan tetap terbawa.

·         Sumber dari luar perusahaan

Suatu usaha untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dari orang–orang di luar perusahaan, yaitu dengan merekrut tenaga kerja baru untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada di perusahaan

·         Pemasangan iklan lowongan kerja di media 

·         Biro tenaga kerja

·         Rekomendasi dari tenaga kerja lama

·         Institusi pendidikan 

·         Pelamar secara insidentil 

3.                   Seleksi tenaga kerja/selection

Tujuan penyeleksian tenaga kerja yaitu untuk mencari atau memilih tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan yang ada di lapangan, apakah Cleaner, Team Leader, Supervisor, dan Manager Cleaning yang diperlukan. Faktor pengalaman kerja, pelatihan yang telah diikuti serta sertfikat kompeten dari LSP Klining Servis akan menjadi faktor yang menentukan.

4.                   Penempatan karyawan/placement

Setelah proses seleksi dilakukan, maka diharapkan perusahaan dapat melakukan proses penempatan karyawa pada posisi atau jabatan yang sesuai. Hal ini sering dikenal dengan istialah The right man in the right place.

5.                   Penilaian prestasi kerja/performance appraisal

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas – tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan dan tepat waktu.

6.                   Pelatihan dan pengembangan/ training & development

Pelatihan dan pengembangan merupakan unsur yang sangat penting dalam industri Klining Servis dikarenakan tidak adanya pendidikan formal atau pelatihan baku untuk pekerja Klining Servis. Sehingga para pekerja Klining Servis akan ada  pengembangan karir dan tidak menganggap bahwa bekerja di industri Klining Servis tidak mempunyai masa depan yang dapat diandalkan. Sehingga mereka menjadi bangga untuk bekerja di industri Klining Servis. Dan saat ini sudah terbentuk Lembaga Sertifikasi Profesi Klining Servis, sehingga industri Klining Servis menjanjikan masa depan yang dapat diandalkan.

Manajemen Keuangan :

Cash Flow adalah salah satu penghambat dalam industri Klining Servis, sehingga perlu adanya :

1.     Perencanaan Anggaran / Budgeting

Untuk industri Klining Servis perencanaan anggaran / budgeting  adalah sangat penting, Karena industri Klining Servis adalah industri jasa dan upah tenaga kerja harus dibayar tepat waktu ,  untuk  pembayaran untuk barang / logistic Cuma diberikan tenggang waktu 1 bulan atau tunai sedangkan pembayaran  dari proyek dapat mundur sampai beberapa bulan.

                          ·         Upah Tenaga Kerja

Upah Tenaga Kerja biasanya sesuai dengan UMR ( Upah Minimum Regional ) untuk tenaga cleaner dan umumnya upah tenaga kerja sekitar 60 – 70 % dari nilai proyek Klining Servis. Jadi tenaga kerja yang kompeten di bidang Klining Servis sangat diperlukan agar pekerjaan dapat dikerjakan secara maksimal dan meminimalisasi kesalahan

·         Pembelian Barang / Logistik

Saat ini banyak sekali supplier yang menjual segala kebutuhan industri Klining Servis, tetapi hanya sedikit yang melakukan Pelayanan Purna Jual ( After Sales Service ) terutama untuk peralatan yang menggunakan tenaga listrik / batterey. Sehingga kerusakan yang terjadi tidak hanya menurunkan kualitas pekerjaan tetapi akan sangat berpengaruh dalam keuntungan. Dan biasanya pihak pemberi pekerjaan akan memberikan sanksi/penalty.

2.      Perhitungan Nilai Proyek

Banyak sekali faktor faktor yang mentukan nilai proyek antara lain :

·         Sistim Kerja

Tingkat Kekotoran

Kekhususan

Keamanan

Lokasi Gedung

Fungsi Bangunan

·         Pelaksanaan

Tunjangan Hadir

Tunjangan Hari Besar

Tunjangan special group ( Regu High Risk, Toilet, dan Floor Care )

Lembur hari Raya / Besar

Biaya Transportasi

Biaya seragam : pakaian dan sepatu

Asuransi

·         Material dan Peralatan

Alat bantu habis pakai

Alat bantu tidak habis pakai

Alat pendukung operasional

Mesin

Bahan Kimia

·         Jenis Perawatan Gedung

General Cleaning

Periodical Cleaning

Daily Cleaning

3.      Laporan Keuangan seperti Laba Rugi ( Profit / Loss )  dan Neraca ( Balance Sheet )serta Pajak tidak berbeda banyak dengan perusahaan perusahaan pada umumnya, dan kami tidak akan membahas pada makalah ini.

Hygiene:

Proses pembersihan suatu obyek yang bebas dari bakteri, kuman, dan sudah tentu tidak terlihat noda atau kotoran. Biasanya Hygene dapat dikatagorikan secara personal dan lingkungan.  Banyak cara untuk membuat suatu lingkungan menjadi Hygene antara lain dengan bahan kimia, penyaringan, pemanasan, radiasi, dll. Untuk Klining Servis biasanya Toilet yang perlu perhatian khusus.

Cuci tangan adalah wajib dilakukan oleh setiap pekerja sebelum dan sesudah kerja. Karena begitu pentingnya cuci tangan untuk Hygene, ternyata sudah menjadi “ viral “ hand washing dancing di seluruh kota kota besar di dunia. Launching LSP Klining Servis di hotel Kartika Chandra pada tanggal 03 April 2012 ditampilkan Hand Washing Dancing.

Safety dan Alat Pelindung Diri ( APD )

Apa dan kenapa harus safety? Keselamatan kerja menjadi yang paling utama dalam setiap pekerjaan apapun itu. Dan keselamatan setiap orang dijamin oleh undang undang terutama UU No. 1 tahun 1970. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) menjadi tanggung jawab setiap manusia.

Definisi K3.

Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah semua ilmu dan penerapannya untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, penyakit akibat kerja (PAK), kebakaran, peledakan dan pencemaran lingkungan.

Prinsip-prinsip dalam K3 :

•        K3 adalah tanggung jawab etika. Dalam setiap kegiatan secara etika di masyarakat, setiap orang punya tanggung jawab yang harus dilakukan dalam pekerjaan
•       K3 adalah suatu kebiasaan. Setiap pekerja yang telah terbiasa menggunakan alat pelindung diri dalam bekerja, pasti akan merasa canggung bila tidak menggunakan perlengkapan K3, begitu pula sebaliknya. Disini harus dibangun kebiasaan baik dalam penggunaan peralatan pelindung diri terhadap seluruh pekerja
•    Penanggung jawab utama adalah perusahaan. Artinya setiap alat yang diperlukan dalam keselamatan kerja, harus disediakan oleh perusahaan pemberi kerja.
•        Setiap karyawan harus diberi pelatihan khusus dalam keselamatan kerja, bukan dibiarkan belajar otodidak
•    Keselamatan adalah dimana kita membicarakan kondisi pekerja. Semakin baik sistem keselamatan kerja yang diterapkan, semakin aman pula para pekerja dan tentunya semakin nyaman dalam melakukan aktifitas pekerjaan
•       Setiap kejadian bisa dicegah. Yang menjadi persoalan ialah apakah kita peduli untuk melakukan pencegahan? Ingat, mencegah lebih baik dari pada mengatasi setelah ada kejadian
•       Harus dibuat program khusus untuk perencanaan dan pelaksanaan program keselamatan kerja
•       Keselamatan adalah indikasi sebuah perusahaan yang bonafit.

10 potensi bahaya dan pencegahannya.

1. Gravitasi : bahaya akan benda yang jatuh karena pengaruh gravitasi bumi
2. Suara : bahaya yang disebabkan oleh suara yang bisa merusak gendang telinga yang bisa menyebabkan tuli
3. Suhu udara : bahaya yang disebabkan oleh karena suhu udara yang sangat ekstrim.
4. Tekanan udara : bahaya yang disebabkan oleh karena tekanan udara dalam ruang khusus ataupun dalam air
5. Radio Aktif : bahaya yang ditimbulkan karena bahan radio aktif seperti nuklir maupun bahan berbahaya lainnya
6. Mekanik : bahaya yang disebabkan oleh peralatan mekanikal
7. Elektrik : bahaya yang ditimbulkan karena elektrikal seperti listrik, mesin dll
8. Chemical : bahaya yang ditimbulkan karena kesalahan penggunaan bahan pembersih/chemical
9. Biologi: bahaya yang ditimbulkan karena biologis seperti kutu air
10.   Ergonomic : bahaya yang disebabkan karena posisi tubuh yang kurang tepat ketika bekerja

Untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, maka diperlukan alat pengaman dari potensi bahaya yang ada, yaitu :

Potensi bahaya	Alat Pelindung Diri	Potensi bahaya	Alat Pelindung Diri
GRAVITASI		MEKANIKAL
SUARA		ELEKTRIKAL
SUHU UDARA		CHEMICAL
TEKANAN UDARA		BIOLOGI
RADIO AKTIF		ERGONOMIK

PERLINDUNGAN DIRI

 

   

Ini adalah hal yang paling sangat penting , dan harus dipahami , di patuhi dan dijalankan  oleh setiap karyawan yang ada di perusahaan. Hal hal yang perlu diperhatikan adalah :

Ergonomic;

Memahami cara melakukan pekerjaan dengan benar yang berkaitan dengan anatomi tubuh sehingga pekerja tidak cepat Lelah, aman, serta kesehatannya akan terjaga terus. Contoh yang sering kita dapati di tempat kerja :

-          Pada saat posisi tubuh sedang mengangkat barang

-          Pada saat posisi tubuh sedang membungkuk

-          Pada saat posisi tubuh berdiri

-          Pada saat posisi tubuh duduk

Cleaning Tools :

-          Untuk Cleaning Chemicals : mengerti mengenai MSDS, dan menggunakannya sesuai dengan instruksi dan jangan lupa selalu menggunakan APD

-          Untuk Cleaning Machinery : Baca buku petunjuk dan cara penggunaanya sebelum digunakan. Dan selalu berhati hati bekerja dengan aliran listrik. Ini yang sering diabaikan atau dianggap tidak penting, dan biasanya mereka menggunakan mesin tanpa membaca buku petunjuk, dan setelah masalah timbul barulah mesin / peralatan itu yang disalahkan.

Mengatasi  keadaan darurat :

• Jika terjadi kebakaran , apa yang harus dilakukan 
• Jika terjadi kecelakaan, harus mengerti mengenai pertolongan pertama pada kecelakaan ( first aid ), dan mengetahui pihak pihak yang berkompeten untuk dihubungi misalnya no telp ambulans, rumah sakit, polisi, dll
• Jika terjadi dalam keadaan bahaya, cepat dalam memutuskan tindakan misalnya mengetahui evakuasi, lapor ke pihak keamanan, dll

Penutup:

Menyadari betapa kompleksnya Cleaning Management Skill, sudah tentu tidak dapat dibahas hanya dalam waktu singkat, apalagi dengan durasi 4 jam. ISSA ( International Sanitary Supply Association ) USA  sudah menetapkan standard untuk pelatihan Cleaning Management Skill dengan membagi 2 bagian pelatihan :

1.      The Cleaning Industri Training Standard ( Skills Training )

1.1            Cleaning Industri Training Programs – General Requirement

1.2              General Cleaning Program

1.3              Hard Floor Care Training Program

1.4              Carpet Care Training Program

1.5              Restroom Care Training Program

1.6              General Safety Training Program

1.7              Hazard Communications Training Program

1.8              Health Care Facility Training Program

1.9              Value Clean Training Program

1.10                      Customer Service Training Program

1.11                      Green Cleaning Training Program

1.12                      Personal Development Training Program

1.13                      Efficiency Training Program – For Operator

1.14                      Efficiency Training Program – For Supervisor & Manager

1.15                      School / Educational Institution Training Program

2.      The Cleaning Industri Management Standard ( Management Training )

2.1             Quality System

2.2             Service Delivery

2.3             Human Resources

2.4             Health, Safety, and Environment

2.5             Management Commitment

2.6             Green Building and Service

Pada akhirnya kita menyadari bahwa industri Klining Servis merupakan industri yang sangat menjanjikan dan pengetahuan mengenai industri klining masih sangat minim, jadi kita harus sering mengikuti pelatihan Karena ilmu tidak ada habisnya. Makin sering kita belajar, makin sering kita menyadari bahwa pengetahuan yang kita miliki masih sangat minim.